Digitalización Documental

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Necesidad

 

La información es hoy en día el activo más importante que tiene una empresa.

En la mayor parte de los casos esta información está almacenada en formato papel con el consiguiente problema de espacio que esto puede generar, además del riesgo, ya que es fácilmente accesible y vulnerable, y resulta muy costoso mantener niveles de seguridad altos para este formato.

 

Enfoque

 

Centrándonos en proteger la información de su empresa trabajamos en la mejora de los procesos relacionados con la misma.

La gestión de documentos es un tema crítico en una organización, no solo a nivel de archivo sino también de la estructuración que facilite distribuir, manejar y consultar la información que contienen, indispensable para la toma de decisiones.

Así mismo, protegeremos los documentos digitalizados de su empresa en función del nivel de criticidad y seguridad correspondientes.

 

Solución

 

Existen en el mercado diferentes soluciones que resultan más o menos idóneas en función del tipo de documentos y consultas a los que se apliquen. La labor de Conecta comienza con el estudio de las necesidades especificas de su empresa y la búsqueda de la solución más adecuada.

Dicha solución debe permitirle escanear la información que maneja su empresa y gestionar los contenidos electrónicos, de una forma sencilla e intuitiva que le permitirá; acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos, independientemente del lugar en el que se encuentre.

La digitalización implica la necesidad de que la infraestructura de la empresa sea adecuada para los nuevos procesos, eliminamos la necesidad de ubicaciones físicas de archivos en papel pero son necesarios elementos de hardware adecuados y establecer políticas de acceso y niveles de seguridad diferenciados según el nivel de riesgo de los activos.

 

Beneficios

 

  • Se evita el desgaste, rotura o pérdida de documentos originales.
  • Reducción del riesgo de perdida de información
  • Los documentos no circulan ni interna ni externamente.
  • Los documentos pueden consultarse simultáneamente.
  • Se evita el coste y el tiempo de traslado de papel.
  • No ocupan lugar en los escritorios.
  • Impresión de documentos con calidad similar al original.
  • Reducción del espacio de archivo
  • Agilidad en las consultas